Adfærdsregler i storrumskontoret, arbejdsetikette og omgangsformer i virksomheden

1. Regler for storrumskontor: Om lumske faldgruber og regionale særheder

Vejen til succes er brolagt med hårdt arbejde og talrige afstikkere, som kræver en veludviklet orienteringsevne. Selve belægningen – og det ved alle, der arbejder i et team – er dog også brolagt med faldgruber. At omgå dem elegant er en evne, som de færreste er født med. Hver eneste dag lurer der så at sige gråzoner for god opførsel bag hvert arkivskab, og på grund af de mange uskrevne regler på kontoret er de heller ikke altid synlige ved første øjekast. Men også på arbejdspladsen gælder det, som i enhver anden social gruppe fra sportsklub til familie, at værdier og regler præger hverdagen. De vigtigste, som med tiden har udviklet sig til standarder, bør man kende.

Naturligvis kan man overdrive alting og gruble over selv den allermindste detalje. For eksempel hvordan man bedst hilser på chefen på gangen, om et håndtryk i forbifarten er passende, eller om et kort vink eller et jovialt nik med hovedet er bedre. Om det stadig bør være et „goddag“ eller allerede et „godaften“, eller om chefens bayerske „Servus!“ nu skal besvares lige så forpligtende eller ej. I mange tilfælde hjælper en veltrænet og velfungerende sans for god opførsel med at gøre det rigtige i den konkrete situation. Men grundlæggende bør enhver, der arbejder sammen med andre i en virksomhed, sætte sig ind i, hvilke omgangsformer der lægges vægt på i vedkommendes arbejdsmiljø. For det giver også god mening: I storrumskontorer gælder der naturligvis helt andre regler end i et snedkerværksted. Og som eksemplet med den veltilfredse bøvs efter maden – som i middelalderen faktisk blev opfattet som en kompliment til køkkenet – viser, ændrer skikke sig også med tiden, og derfor kræver den personlige arbejdsplads-etikette jævnlige opdateringer.

2. Dødssynder og gråzoner

Her er til at begynde med et udvalg af de værste karrieredræbere: vedvarende frustration, arrogance, manglende vilje til at tage imod råd, respektløshed, bagtalelse, upålidelighed med tiden, snakkesalighed, stædighed, alt for højlydt selvoverskattelse eller også selvtvivl, utålmodighed, enhver form for stoffer på arbejdspladsen og utaknemmelighed. Den, der formår at undgå dette register, gør sig i det mindste ikke upopulær med det samme. Man bør også holde sig fra gråzonerne omkring de nævnte punkter. Det er for eksempel rendyrket respektløshed at kommentere en kollegas fysiske mangler. Så enkelt, så klart. Men det brede felt af respektløshed omfatter også at slænge sig uinteresseret i stolen til møder, stirre ned i mobilen i stedet for på flipoveren eller sådanne tilsyneladende banale ting som ikke at se den anden i øjnene under en samtale ansigt til ansigt.

Overgangen fra en egentlig positiv egenskab til grænseoverskridende adfærd kan også nogle gange ligge i nuancerne. Nøgleord: selvsikker fremtoning. Det er bestemt en hjælp til jobsamtalen og værdsættes af HR-chefer, men kan blive en svaghed, hvis det leves ud konsekvent i overdreven grad. Afdelingslederen, der formår at lede et møde sikkert og suverænt, gør det godt. Afdelingslederen, der under mødet begynder at prale med sin viden eller holde foredrag, virker hurtigt arrogant. Derfor er det også vigtigt i langvarige ansættelsesforhold at holde "antennerne" fintfølende.

På dette punkt adskiller et ægteskab eller et langvarigt forhold sig nemlig ikke meget fra et længere ansættelsesforhold: Faren for at blive for magelig og tildele sig selv særlige rettigheder alene på grund af anciennitet er stor. Lidt flabet sagt: Medarbejderen, der begynder at komme og gå, som det passer ham, efterlader kaotisk rod på sit skrivebord og ekstraarbejde til kollegerne, svarer nogenlunde til ægtemanden i Adilette-slippers og ribundertrøje, der hen over fjernsynets larm spørger sin kone, hvornår maden endelig er klar.

3. Om gråzoner og interne standarder i virksomheden

Mens de fleste af disse eksempler på regler i storrumskontoret stadig kan udledes gennem logik og en fornemmelse for, hvad der hører sig til – og hvad der ikke gør – bliver det lidt sværere, når det handler om virksomhedens interne regler. I mange virksomheder har der udviklet sig egne normer, som ville være utænkelige andre steder. Tænker man på IT-branchen, gælder der her sikkert andre regler end i bankverdenen. Der findes for eksempel virksomheder, hvor alle, fra chefen til praktikanten, er på du med hinanden. Hvis nyansatte begyndte generelt eller blot delvist at tiltale de andre formelt, ville det være malplaceret. Kommer medarbejdere fra en sådan „du-virksomhed“ derimod til en anden virksomhed, hvor den formelle tiltale er almindelig, bør de tilpasse sig. Grundlæggende gælder: Det er altid vigtigt at se på, hvordan man gør i den virksomhed, man arbejder i. Hvis man er i tvivl, gælder det: Hold dig hellere til de generelle omgangsformer, og optræd hellere lidt tilbageholdende end anmassende. Det siger i øvrigt også en anerkendt ekspert på området „business-etikette“.

4. Gode råd fra en ekspert inden for „business-etikette“

Kommunikationstræneren Helga Schmidt er blandt andet direktør for Business-Knigge-Instituts og uddanner også undervisere inden for dette område. Som eksempel på en intern virksomhedsregel nævner hun emnet „dresscode“. „Hvis der findes tjenesteuniformer, opstår dette spørgsmål naturligvis ikke.“ Hvis ikke, kan der sagtens være faldgruber, som medarbejdere bør undgå. „Mit tøj skal passe til virksomheden. Men også hvis der ikke findes fastsatte regler: En for dyb udskæring hører ikke hjemme på et kontor, og nederdelen må ikke være for kort.“ Som tommelfingerregel gælder det, at den gerne må nå ned til knæene, men ikke bør slutte over knæet. „Hælene på skoene må maksimalt være fem centimeter høje. At komme barfodet på arbejde går heller ikke. Medmindre jeg selvfølgelig arbejder i en strandbar.“

Hvis der alligevel falder en smagløs kommentar om kollegaens nederdelslængde, er der naturligvis tale om et brud på reglerne. Helga Schmidt anbefaler at reagere med det samme på tvetydige bemærkninger. „Som berørt skal jeg straks efter bemærkningen eller handlingen gøre klart, at det ikke er i orden.“ Det er meget vigtigt både at sætte grænser og samtidig bevare en saglig, professionel tone. Hvis det gentager sig, råder hun til hurtigt at inddrage den nærmeste leder.

Generelt anbefaler eksperten at afklare konflikter på arbejdspladsen så hurtigt som muligt. „Hvis en kollega føler sig generet af en anden kollegas dårlige opførsel, løses det bedst i en samtale mellem fire øjne.“ Hjælper det ikke, må den nærmeste leder tage over. Det gælder for alle emner, hvor der opstår konflikter. „Det kan være, at en kollega lugter, klæder sig upassende eller kommer på arbejde i åbne sko.“ En hurtig reaktion forhindrer, at disse konflikter breder sig, og at arbejdet i sidste ende lider under det. Generelt gælder: Forstyrrende faktorer har førsteprioritet.

5. Hurtig info – Kort interview

Den professionelle kommunikationstræner Helga Schmidt har specialiseret sig i fokusområdet „businessetikette“ og uddanner trænere inden for dette felt. I det korte interview giver hun et overblik over det komplekse emne „opførsel på kontoret“.

Hvor begås de fleste fejl i forhold til god opførsel på kontorerne?
De fleste og mest alvorlige fejl bliver begået til firmafester, når alkohol kommer ind i billedet. Så begynder kolleger pludselig at være dus, selv om de fortryder det meget dagen efter, og det skaber en dårlig stemning.

Hvordan tiltaler jeg min chef i en mail?
Det efterhånden meget udbredte „Kære“ som hilsen i en mail til min chef er upassende. Det er alt for privat og fjerner noget af seriøsiteten. Desuden sidder en chef som regel ikke i den stilling, vedkommende har, fordi han eller hun er usædvanligt rar. Nej, jeg skriver „Kære hr.“ henholdsvis den kvindelige form, eller „Goddag“ eller „Godmorgen“.

Hvordan forholder det sig med mad på arbejdspladsen?
Det er ikke passende at spise en mad på arbejdspladsen. I mange kontorer er der dog ingen anden mulighed. Efter aftale er det derfor også i orden. Regel for storrumskontorer: Maden må dog ikke være til gene for de andre på kontoret. Hverken på grund af lugt eller på grund af lyde. De almindelige regler for god opførsel gælder. Det gælder også håndvask før og efter måltidet.

Hvad er ellers vigtigt i omgangen på kontoret?
Hvis jeg sidder i et storrumskontor, må jeg ikke tale for højt i telefon, og jeg må ikke føre private samtaler for ofte. Hensyn er vigtigt i et stort kontor. Hvis jeg vil have noget fra nogen, råber jeg ikke tværs gennem hele rummet. Også her gælder reglen: Den, der vil noget, bevæger sig. Når nogen ringer, svarer jeg med mit fornavn, mit efternavn og siger „Goddag“ eller „Grüß Gott“. Hvis en fremmed eller en kunde kommer ind på kontoret, rejser jeg mig op og ser vedkommende i øjnene, når jeg taler med ham eller hende.

God opførsel på kontoret er tydeligvis et bredt felt med mange faldgruber. Ja, men det er ikke det hele at kunne opføre sig ordentligt. Med en positiv udstråling bliver også et og andet regelbrud tilgivet. Det vigtige er, at man kender reglerne, så kan man også altid tilpasse det, som ikke passer helt.

6. Regler for et godt arbejdsklima i storrumskontoret

En kontorstol i et storrumskontor er for mange en daglig udfordring. Den, der tager den med godt humør, undgår faldgruber og gryende frustration. Som grundlæggende rettesnor gælder her også Kants kategoriske imperativ, som i kort form genfindes i ordsproget: „Det, du ikke vil have, at andre gør mod dig, skal du heller ikke gøre mod andre.“ Altså: Det, der forstyrrer hos andre, bør man selv helt klart undgå. Det begrænser sig på ingen måde til omgangsregler som at hilse på hinanden eller tonen imellem kolleger, men disse er naturligvis en forudsætning. Når man træder ind i et rum, bør man hilse, også selv om ingen lægger mærke til det. Det samme gælder, når man går – som regel er der alligevel nogen, der venligt hilser tilbage. Ledere kalder ikke medarbejdere til sig for derefter at føre lange telefonsamtaler ved deres skrivebord og lade dem vente. Underdanighed over for højere placerede i hierarkiet bliver heller ikke set på med milde øjne. Hierarkier må ikke stå i vejen for opmærksomhed og høflighed. Derfor bør afdelingslederen holde døren for praktikanten, hvis hun balancerer med en stak mapper. Men ud over konkrete handlinger og no-gos bliver arbejdsklimaet i høj grad præget af mere subtile signaler og sanseindtryk.

Det er ikke kun højlydte telefonsamtaler eller lange private samtaler, der virker forstyrrende, men også ”højlydte” farver og dekorationer, som nogle bruger til at udtrykke deres individualitet. Hverken en billedvæg med familien eller en samling af børnenes eller børnebørnenes kreative værker bør dominere arbejdspladsen – ét billede er helt i orden, mere er for meget. Ud over lugten af mad virker også påtrængende parfumer eller aftershaves forstyrrende. Tøj, der lugter indelukket eller af sved, gør hverdagen svær for kollegerne. På varme dage hjælper kun en uparfumeret antiperspirant i stift- eller roll-on-form samt en ekstra skjorte eller bluse til ombytning. Til svedige fødder findes der deodoriserende fodpudder, som i andre lande for længst er en selvfølge.

Lige så irriterende er konstant gentagne bevægelser eller gestusser; de hører med til de uskrevne regler i storrumskontoret. Ofte lægger man knap nok selv mærke til dem. Hvis man dog opdager sig selv i altid at klikke med kuglepennen under telefonsamtaler, sno hårtotter om fingeren, når man tænker, eller kun gå rundt med et klirrende nøglebundt, kan man være sikker på, at kollegerne for længst er blevet irriterede over det. Det er svært at vænne sig af med; her bør man få hjælp af en person, der kun sidder et kontormøbler videre, og som venligt og konsekvent gør en opmærksom på det.

7. Etikette i storrumskontoret: Opmærksomhed hjælper

Der findes mange uskrevne adfærdsregler for storrumskontorer. For at komme godt ud af det med andre er det første skridt at være bevidst om, at man selv kan være meget forstyrrende for andre. Hvis en kollega gør noget, der påvirker arbejdet eller humøret negativt, bør man tale med vedkommende om det: ikke når man lige er vred eller fortvivlet, men så roligt og afslappet som muligt og gerne med et tilbud om også selv at stoppe med noget. Lister kan hjælpe: Hvad forstyrrer mig ved andre, hvad mindsker min koncentration? Hvad gør jeg selv på samme måde? Hvis det er muligt, bør man rådføre sig med nogen og samtidig tydeligt kommunikere, hvorfor man spørger, og ikke tale om andres irriterende vaner. Det er nemlig også et no-go blandt reglerne for storrumskontoret.