Hjemmekontor – arbejd hjemmefra, men gør det rigtigt

Det skal du vide om "Home Office"

Hvad der helt præcist ligger bag de tyske arbejdsgiveres og også nogle arbejdstageres skepsis over for hjemmearbejde, er uvist. Efter en indledende begejstring for den fleksible model "Home Office", som giver medarbejdere uden gode grunde til mødepligt på kontoret mulighed for at arbejde hjemmefra i deres hjemmekontor, sniger gamle fordomme sig ind igen. Ifølge undersøgelser antager arbejdsgivere, at deres ansatte præsterer mindre ved skrivebordet derhjemme end under opsyn – selv om adskillige studier beviser det modsatte. Men også blandt kollegerne breder der sig i stigende grad en dårlig stemning over for de kolleger, der arbejder hjemmefra. Ud fra mottoet "Mens vi knokler her, dovner de andre den af" bliver der i de fleste tilfælde hetzet løs uden noget reelt grundlag.

Over for dette står et ældgammelt tysk synspunkt, som opfatter blot det at være til stede på arbejdspladsen som "flittigt" og dermed skubber den faktisk leverede indsats i baggrunden. Og faktisk kender næsten alle sikkert nogen blandt kolleger eller bekendte, som så at sige bor på arbejdspladsen. Og hvis man ser på fakta, bliver denne adfærd endda belønnet: Ifølge undersøgelser er det i Tyskland stadig den, der tilbringer mest tid på arbejdspladsen, som bliver forfremmet eller udset til en lønforhøjelse. Naturligvis er det også blevet undersøgt, om og hvor meget disse kandidater rent faktisk arbejder. Resultatet er ikke overraskende: Det faktiske output er ofte lavere. Fritidsaktiviteter, der klemmes ind i arbejdstiden, som pauser, privat internetsurfing eller lange samtaler med kolleger hen over skrivebordene eller ude på gangen, forekommer langt oftere end hos kolleger, der ville holde fri på et bestemt tidspunkt.

Selvfølgelig kan modellen „Home Office“ også gå helt galt. Det mest nærliggende eksempel er den unge familie, som tror, at børnene og husholdningen lettere kan forenes med arbejdet. Ofte bliver det i dette tilfælde ved teorien. For den, der er til stede, og selv hvis det er bag en dør i sit eget arbejdsværelse, er også til at få fat i. Selvstændige og kreative, der arbejder fra hjemmestudiet, kan nikke genkendende til det: „Du har det jo godt og kan arbejde, når du vil“, lyder det for eksempel, når der står uanmeldt besøg ved døren, eller partneren vil delegere en opgave. Over for dette står en deadline eller en bindende aftalt arbejdsfremgang. Midt mellem disse fronter kommer familien på den ene side under pres, fordi forventningerne til den nye arbejdssituation ikke bliver indfriet. På den anden side lider arbejdet, fordi koncentration kun er muligt i begrænset omfang eller slet ikke.

Har jeg ret til Home Office?

Men hvis medarbejderen overholder nogle grundlæggende regler, kan faldgruberne på vejen mod produktivt arbejde hjemmefra minimeres. Før medarbejdere helt eller delvist udfører deres job hjemmefra, skal der dog også afklares nogle grundlæggende forhold. For den forholdsvis nye arbejdsmodel „Home Office“ findes der endnu ingen særlige love og heller ingen fastlagte retningslinjer fra arbejdsgiverforeninger. Derfor har medarbejdere heller ikke, i modsætning til deltidsarbejde, krav på, at ledelsen godkender arbejdet ved det hjemlige skrivebord  tilladt. Derfor er hver sag individuel og skal forhandles særskilt med de overordnede. Det omfatter antallet af dage og rammebetingelserne. Eksperter anbefaler, at medarbejdere bør insistere på, at de aftalte punkter bliver nedskrevet.

Efter vejen til chefen kommer vejen til udlejeren

Det næste skridt bør være at gå til udlejeren. Som udgangspunkt behøver ejeren af huset eller lejligheden ganske vist ikke at blive informeret om, hvorvidt lejeren kun bruger lokalerne som bolig eller også til arbejde – naturligvis kun så længe der ikke kommer kundebesøg eller regelmæssige besøg fra overordnede. Ifølge Silvia Wiedenmann, leder af afdelingen „ejendomsadministration“ hos ejendomskontoret „Anders Wohnen“ i Weilheim, spiller det bestemt en rolle for en „hensigtsmæssig brug“ af boligen, om nogen om aftenen sidder en eller to timer på en kontorstol ved arbejdspladsen eller hele dagen – flere gange om ugen. For ved afslutningen af et lejeforhold bliver tegn på slid på gulve, vægge og armaturer i en bolig gransket nøje. Især når det gælder gulve, opstår der ifølge ejendomsadministratorens erfaring altid diskussioner. Særlige home office-møbler kan være en hjælp her.

Følgende eksempel: En lejer har indrettet en arbejdsplads i stuen, hvor han efter fyraften sidder en time eller to ved computeren, ordner et par indkøb, besvarer private mails, spiller et pc-spil eller tjekker aktiekurser. Afhængigt af, om han har monteret hjul, der passer til gulvet, på sin kontorstol eller bruger en egnet beskyttelsesmåtte  har under arbejdspladsen, bliver gulvet under området slidt mere eller mindre. For at forebygge mulige konflikter ved fraflytning anbefales det derfor ikke kun at bruge det rigtige udstyr, men også at satse på god kommunikation. ”Hvis en lejer lejer en bolig udelukkende til private formål, får udlejeren betaling for det i form af huslejen og må derfor acceptere, at boligen slides ved almindelig brug.”

Ud fra dette eksempel bør gulvet under den private arbejdsplads, afhængigt af lejemålets varighed, kun vise lette til moderate brugsspor. ”Det ser anderledes ud, hvis en lejer hver dag ruller rundt med en kontorstol på gulvet i otte eller ni timer – især på ægte trægulve efterlader det tydelige spor. Der kommer ridser i parketten, som ikke længere har noget med almindeligt slid at gøre”, siger Silvia Wiedenmann. Det afgørende punkt er: ”Hvis udlejeren er blevet informeret om, at lejeren arbejder hjemmefra, er gulvet i boligen også slidt ’ved almindelig brug’, selv hvis der kan ses større slitage under arbejdspladsen.” Eksperten anbefaler at nedfælde sådanne aftaler skriftligt – helst i lejekontrakten.

Materialevalget er også et spørgsmål om omkostninger

Nu hvor rammerne for hjemmearbejdspladsen er afklaret, der er fundet en passende plads til arbejdspladsen derhjemme, og der er indgået aftaler med familien om ”hvordan” og ”hvornår”, er det tid til den konkrete planlægning: Er det gamle skrivebord  også til længerevarende arbejde, er den stor nok, er den tilstrækkeligt oplyst, kan den indstilles ergonomisk? Passer kontorstolen til, har den tilstrækkelige indstillingsmuligheder, og har den de rigtige hjul til det pågældende gulv? Hvis der skal foretages nyanskaffelser, er det arbejdstageren, der betaler for dem – naturligvis kun hvis arbejdsgiveren ikke har erklæret sig villig til helt eller delvist at dække omkostningerne.

Det samme gælder printer, scanner, pc, telefon, mobiltelefon eller internetforbindelsen. Skal der anskaffes mere effektive modeller eller bestilles en højere båndbredde, er det som regel også arbejdstageren, der betaler. Det er også et spørgsmål om forhandling, hvem der overtager omkostningerne til papir, toner eller kontorartikler. Der er dog ingen diskussion, når det gælder arbejdsmiljø og diskretion: Begge dele skal også være sikret på hjemmearbejdspladsen. Især når det gælder „databeskyttelse“, skal både arbejdstagere og arbejdsgivere være opmærksomme. Virksomhedshemmeligheder er også i private rum viden, der skal beskyttes strengt; derfor må følsomme dokumenter ikke ligge uden opsyn og være tilgængelige for andre end medarbejderen. Firmaoplysninger, der er gemt på computeren, skal være beskyttet i henhold til gældende tekniske standarder. Også her anbefales klare aftaler om fremgangsmåden – arbejdsretterne tager ikke let på dette emne.

Spørgsmålet om arbejdstider og skat

Når det gælder arbejdstider, er det også bedst at lave klare aftaler på forhånd: Er der faste arbejdstider, gælder der kernetider, og hvilket arbejde skal være udført hvornår? Står der otte timer i aftalen, skal medarbejderen også arbejde i otte timer. Arbejdsgiveren kan godt kræve dokumentation for dette, men det kan ikke kontrolleres helt konkret. Derfor, og det er den indledningsvis nævnte udfordring ved sagen, er et solidt tillidsgrundlag mellem arbejdsgiver og arbejdstager nødvendigt på dette punkt. For at sikre kommunikationen mellem kollegaen derhjemme og medarbejderne eller de overordnede anbefaler eksperter, at der på forhånd aftales faste tidsrum, hvor hjemmearbejderen skal tage telefonen eller reagere hurtigt på e-mails.

Når det gælder de skattemæssige aspekter ved arbejdspladsen i hjemmet, er der to grundprincipper, man bør have for øje: Hvis der ud over hjemmekontoret også står en anden arbejdsplads til rådighed for den erhvervsmæssige eller driftsmæssige aktivitet, kan skrivebordet derhjemme ikke trækkes fra. Er dette ikke tilfældet, kan en del gøres skattemæssigt gældende. Er kontoret derhjemme derimod centrum for hele den erhvervsmæssige aktivitet, kan omkostningerne fratrækkes uden begrænsning. For arbejdsgivere er følgende variant interessant: Et arbejdsværelse kan, forudsat husejerens samtykke, udlejes til arbejdsgiveren – dermed kan han under visse omstændigheder gøre det skattemæssigt gældende. En samtale med den relevante skatterådgiver er uundværlig for en præcis afklaring af forholdene.

Hjemmekontor: Fordele og ulemper

Som det fremgår, er arbejdet i hjemmekontor forbundet med nogle forudsætninger. Hvis du er bevidst om kravene, vil du sandsynligvis se nærmere på hjemmekontorordningen endnu en gang. For at hjælpe dig med dette følger her nogle generelle fordele og ulemper ved at arbejde hjemmefra: