Storrumskontoret har fordele – bedre end et enkeltkontor?

Storrumskontoret har fordele, som virksomheder kan drage nytte af. Det er vigtigt med en god indretning samt klare regler, som gør samarbejdet muligt. Organiseringen af arbejdspladsen såvel som organiseringen af kontoret som rum spiller en vigtig rolle.

For meget støj, for mange forstyrrelser, ikke et godt klima (bogstaveligt og i overført betydning): Storrumskontorer er ikke populære alle steder. Koncentreret arbejde på kontoret – hvad kan jeg gøre? er her ofte svært, fordi skrivebordet står tæt op ad naboens, den kontorstol knirker, og luften er indelukket. Oprindeligt skulle et stort kontor for alle fremme kommunikationen mellem kolleger og i teamet. Korte afstande, hjælp og sparring altid lige ved hånden – det er de gode tanker. Og disse fordele giver storrumskontoret faktisk. Men for at det virkelig fungerer, er der en del, man skal være opmærksom på. For det første giver storrumskontoret ikke kun fordele i alle virksomheder, og for det andet afhænger meget af den rette indretning. Klare regler skal overholdes, så alle medarbejdere kan føle sig godt tilpas og arbejde produktivt.

• Storrumskontor: regler, organisering, strukturer
• Har storrumskontoret fordele? Hvilke?
• Hvad taler imod et storrumskontor?
• Konklusion: Tips til kontororganisering: Så stort må et storrumskontor være

Regler, organisering, strukturer: et kontor med mange arbejdspladser er ikke nok

Små ændringer gør ofte arbejdet i et storrumskontor meget mere behageligt. Fra arbejdsgiverens side bør der især være fokus på rummets akustik: Lydabsorberende elementer kan forbedre arbejdsmiljøet enormt.  Kontororganiseringen tilpasses med tips og tricks: Støjende apparater som printere, scannere og kopimaskiner hører ikke hjemme på kontoret, men på gangen eller i et tilstødende rum. Hvis det alligevel bliver for støjende, er der flere muligheder:

• Et stille rum gør det muligt for enkelte medarbejdere at trække sig tilbage og arbejde uforstyrret.
• Ørepropper kan hjælpe med at lukke irriterende tastaturklapren ude. Men ikke alle trives med "skydepropper", for kroppens egne lyde kan også virke forstyrrende.
• Hovedtelefoner og et basisudvalg af rolig musik uden sangtekster lukker forstyrrende lyde ude og kan fremme koncentrationen.
• Flextid gør, at kontoret er lidt mindre fyldt på bestemte tidspunkter, og hjemmearbejde er også en mulighed for i det mindste at aflaste store kontorrum nogle dage.

REGLER FOR STORRUMSKONTOR

Klare aftaler mellem medarbejderne forebygger gnidninger (regler for storrumskontor ): Aftaler om rumtemperatur og udluftning hører lige så meget med som en klar regel for højlydte telefonsamtaler, spisning ved arbejdspladsen og mere. Et storrumskontor med regler fungerer, men håbet om gensidig hensyntagen gør det som regel ikke.

ALLE ARBEJDER I DET SAMME KONTOR – VED DERES EGEN ARBEJDSPLADS

I et storrumskontor sidder alle ganske vist i samme rum, men der bør stadig være egne borde. De enkelte borde og arbejdspladser skal give mulighed for individuel organisering på kontoret. For alle arbejder lidt forskelligt, har brug for deres egen orden ved arbejdspladsen og bruger et arkiveringssystem i kontororganiseringen, som adskiller sig fra andres. Og det er også vigtigt i dag, for langt fra alt foregår 100 % digitalt. Der håndteres stadig dokumenter, der tages noter, man har brug for kaffekopper og lignende.

Hvor den enkelte har sin arbejdsplads, bør vælges ud fra behov. Borde og stole kan flyttes, hvis en medarbejder har brug for en anden arbejdsplads. Den, der let fryser, bør ideelt set ikke sidde i træk foran døren, men tættere på radiatoren. Mennesker, der ofte lader blikket vandre ud i det fjerne, når de tænker, og har brug for denne korte pause for hjernen, bør kunne kigge ud ad vinduet fra arbejdspladsen. Den, der derimod vil undgå enhver distraktion, bør hellere få plads i et roligt hjørne. På kontoret fungerer organiseringen af de enkelte arbejdspladser, tildelingen og eventuelle skift dog kun, hvis alle taler sammen og opfører sig respektfuldt og anerkendende over for hinanden.

Et helt andet emne er møblerne. Kontoret skal være indrettet hensigtsmæssigt og omkostningseffektivt, uden tvivl. Men det må ikke ske på bekostning af medarbejderne og deres helbred. Ergonomiske stole og borde, måske endda et par ståskriveborde, som kan bruges efter behov, bringer alle arbejdsflader og siddeflader op i den nødvendige højde.  Kontormøbler bør være højdejusterbare, og selvfølgelig bør det elektroniske udstyr også være ergonomisk. Afhængigt af den personlige anatomi og arbejdsmetoden kan standardmus ved computeren forårsage seneskedehindebetændelse og tennisalbue, og tastaturer kan føre til holdningsskader og rygsmerter. En behagelig og ergonomisk indrettet arbejdsplads for hver medarbejder i storrumskontoret har kun fordele og skaber en mere behagelig stemning.

Har storrumskontoret fordele? Hvilke?

Ikke alle virksomheder har gavn af et storrumskontor. Hvor mennesker arbejder meget koncentreret på deres egne projekter og i højere grad er uafhængige af deres kolleger, giver det for eksempel ikke meget mening. Men det er sjældent tilfældet. For det meste skal de medarbejdere, der er involveret i et projekt, kommunikere med hinanden og arbejde sammen på den ene eller anden måde.

Hvor har storrumskontoret så præcist sine fordele? Den bedre kommunikation på grund af kollegernes fysiske nærhed er allerede blevet nævnt. Yderligere fordele ved storrumskontor er:

• Bedre idéudveksling: Samarbejdet i teamet går ikke kun hurtigere, men også mere intenst.
• Mere kreativitet: Når man arbejder sammen, bliver idéer også grebet af kolleger og videreudviklet.
• Mere motivation: Det er ganske enkelt bedre at tænke og arbejde sammen, og mennesker smitter gerne hinanden med deres humør.
• Mere sammenhold: Teams trækker i samme retning og arbejder bedre sammen, når alle sidder i samme rum, og der er fysisk nærhed.
• Effektivitet: Man kan selvfølgelig planlægge et møde til idéudveksling og aftale tidspunkter for sparring via telefon, chat eller e-mail. Det er hurtigere og nemmere, hvis alle ganske enkelt sidder i samme rum og kan tale sammen når som helst.
• Bedre fleksibilitet: Det er muligt at organisere kontoret mere økonomisk, når storrumskontoret rummer mange medarbejdere. Fra sikkerhed og kommunikation til fælles ressourcer har storrumskontoret sine fordele.
• Lavere omkostninger: Omkostningerne til indretning af kontorlokalet er lavere i et storrumskontor.

Storrumskontoret har ikke kun fordele: Hvad taler imod et storrumskontor?

Det burde være lettere for medarbejdere at holde orden på kontoret, når de deler rummet med andre. Men sådan er det ikke, og især den tvungne nærhed skaber ofte konflikter. For alle har forskellige forestillinger om, hvordan der skal holdes orden på kontoret. Andre ulemper er:

• Lidt privatliv: Det er allerede blevet nævnt: I storrumskontoret er der intet privatliv. Fra organiseringen af arbejdspladsen over duften af urtete til opkaldet fra datterens skole er simpelthen alt offentligt. Ifølge psykologer fører det til øget aggressivitet.
• Faldende produktivitet: Når alle samtidig klaprer på computertastaturet, der kommer et opkald her og der, klimaanlægget summer, kollegaen skraber med fødderne under bordet, og en anden går og nynner under arbejdet, falder produktiviteten. Det er ikke kun det høje støjniveau, der skaber distraktion, men også bevægelse i rummet, dufte og temperaturer. Det er helt naturligt og har intet at gøre med "følsomhed".
• Mindre arbejdsglæde: Når aggressionerne melder sig, stressniveauet stiger, og man hele tiden skal håndtere potentielle konflikter, påvirker det medarbejdernes sundhed og motivation negativt. Men også psyken lider, arbejdet opleves som belastende, og glæden falder. Og dermed lider arbejdsklimaet igen, hvilket presser tilfredsheden yderligere ned.
• Dårlig luft og dårligt lys: Klimaanlæg regulerer ganske vist rumtemperaturen, men ikke efter individuelle behov. Derudover tåles den ofte for tørre og indelukkede luft fra anlægget dårligere. Dertil kommer det kunstige lys, som på ingen måde kan erstatte dagslys. Begge dele kan føre til ubehag og endda helbredsproblemer.
• Flere sygetilfælde : Undersøgelser har vist, at 90 % af medarbejderne i storrumskontorer rapporterer om negative sundhedsmæssige konsekvenser. I storrumskontorer er der oftere medarbejdere, der er sygemeldte, og flere mennesker bliver ramt. 50 % af personerne i enkeltmandskontorer har ifølge undersøgelser slet ikke været syge inden for det seneste år, ved tomandskontorer var det 38 %, og ved storrumskontorer kun 30 %. Især influenzavirus spreder sig hurtigt.

Konklusion: Tips til kontororganisering – så stort må et storrumskontor være

Der findes ikke en præcis størrelse, og ingen har indtil videre kunnet trække en tydelig grænse. De ovennævnte sygdomstal antyder allerede, at alt over 5 personer kan være problematisk – men ikke nødvendigvis er det. Måske ligger løsningen ikke i, hvor mange mennesker der maksimalt bør arbejde i et storrumskontor, men i de alternativer, der står til rådighed. Hvis virksomheder tilbyder storrumskontor, men samtidig muliggør hjemmearbejde, indretter stillezoner og -rum med individuelle arbejdspladser og omlægger kontoret til flextid, kan det være en løsning.

Så kan medarbejderne alt efter behov vælge, om de lige nu har brug for sparring med kolleger eller foretrækker arbejdspladsen derhjemme med deres egen kontororganisering og arkiveringssystem. Den orden på arbejdspladsen, som de formodentlig hyppige skift af arbejdssted kræver, stiller dog høje krav.