Familiens fælles fotoalbum med søskende, feriekalenderen i afdelingen eller indkøbslisten på smartphonen for hele familien: Social Collaboration, eller Social Business Collaboration, er blevet hverdag. Hver dag samarbejder mennesker både på arbejdet og privat via internettet om vidt forskellige projekter. Takket være den allestedsnærværende cloud, hurtige internetforbindelser og næsten ubegrænsede anvendelsesmuligheder er der ikke meget, der tyder på, at det blot er en trend – snarere fremtidens måde at samarbejde på.
„Social Collaboration“: Software til private projekter, små virksomheder og større organisationer
For at bevare overblikket i projektbaseret netværkssamarbejde præsenterer vi i en lille serie forskellige muligheder for at udnytte fordelene ved Social Collaboration – både til private formål og professionelle. Efter en grundlæggende del, som gav et overordnet indblik i emnet, og en artikel om programmer, som gør det muligt at følge private og mindre arbejdsrelaterede projekter fra kontorstolen, kaster vi nu et kort blik på kraftfulde og skalerbare løsninger, som kan være interessante for erfarne private brugere eller mindre virksomheder.
Naturligvis er der allerede fra begyndelsen en begrænsning: Hvis princippet om „Social Collaboration“ blev gennemført konsekvent, skulle hele virksomhedens struktur være indrettet til onlinebaseret samarbejde. Så ville der være behov for software, der var programmeret til virksomhedens konkrete behov, og som gjorde det overflødigt at springe frem og tilbage mellem forskellige applikationer. Eller en stærk softwareløsning, som en nystartet virksomhed kunne strukturere sig efter. En stor fordel ved konsekvent anvendt Social Collaboration er nemlig tidsbesparelse, fordi alle tråde samles i én brugerflade – for eksempel den interne kommunikation, bogholderiet eller planlægningen af de enkelte projekter. Så undgår man også at spilde tid på at tænke over, hvor man nu igen har gemt, sendt eller arkiveret hvilke dokumenter.
Selv om denne nye struktur viser sig at være vanskelig for de fleste eksisterende virksomheder, og der i social collaboration-fortaleres øjne næsten ikke findes noget værre end en trinvis flytning af enkelte processer – som jo kun kan erstatte eksisterende arbejdsgange og derfor giver begrænset fremgang: Der findes dog nogle enkelte netværksbaserede små hjælpere, som gør det digitale liv og dermed også arbejdshverdagen en hel del nemmere.
Hurtigt og enkelt: dataudveksling via webtransfer, samarbejde via Dropbox
Så snart der oprettes data på en computer eller med en smartphone, opstår spørgsmålet om, hvordan disse data kommer væk fra enheden. Så længe det kun drejer sig om et dokument på et par megabyte, som for eksempel skal flyttes fra arbejdscomputeren til den private notebook, er løsningen enkel: via e-mail, i nødstilfælde via WhatsApp eller Apples systemintegrerede datatjenester som AirDrop eller iCloud samt tilsvarende løsninger på andre operativsystemer. Det bliver mere interessant, når der er tale om større datamængder, f.eks. billeder eller videoer.
En mulighed er Dropbox. Den gratis filhostingtjeneste gemmer data på en server og fungerer efter et ret enkelt princip. I overensstemmelse med billedet af en kasse, der står ude på internettet, kan brugeren lægge så mange ting eller data i den, som der er plads til. Adgangen til den online kasse sker via internettet direkte fra skrivebordet. Konkret installeres der efter registreringen en mappe på enheden, som via internettet synkroniseres med en mappe på Dropbox-serveren.
Det smarte er, at Dropbox fungerer på alle gængse operativsystemer; til mobile enheder findes der en Dropbox-app. Lægger man for eksempel en mappe med feriebilleder fra pc'en i Dropbox, kan den vises på alle tilsluttede enheder – på smartphonen, notebooken eller tabletten. Hvis man nu vil dele feriebillederne, kan mapper også deles – og selv hvis nogen ikke har programmet installeret, kan de se billederne via et sendt link i browseren. Det er også muligt at logge ind på Dropbox-siden – data kan altså også redigeres eller deles fra en fremmed enhed. Dermed er det muligt at redigere dokumenter sammen med flere personer, se fotos eller sende film. Præsentationer kan også oprettes med Dropbox. Der medfølger i øjeblikket to gigabyte lagerplads, som med et bonusprogram kan udvides til maksimalt 16 gigabyte. Har man brug for mere lagerplads, kan man abonnere på den professionelle version mod et månedligt gebyr, som i øjeblikket tilbyder et terabyte lagerplads.
Der er dog en ulempe. Eksperter kritiserer igen og igen den ukrypterede lagring af data, så medarbejdere hos firmaet „Dropbox Inc“ eller også efterretningstjenester teoretisk set kunne få adgang til dem. Med Dropbox Business tilbyder virksomheden en krypteret tjeneste, hvor teams med op til fem brugere kan have én konto, få ubegrænset lagerplads til rådighed og benytte forskellige business-funktioner. Lignende eller næsten identisk fungerende alternativer er Google Drive, SugarSync, Microsofts OneDrive eller FileSync – med Box og SpiderOak er der kommet to Dropbox-konkurrenter på banen, som først og fremmest markedsfører sig med sikker, krypteret opbevaring af data.
Husk det hele nemt: Evernote, Paper eller Notes
Det må indrømmes: De små gule selvklæbende papirsedler, som i noget tid også har kunnet fås i alle regnbuens farver, bliver ikke erstattet af en app lige foreløbig. De gemmer også tanker, aftaler og to do-lister, når batteriet er løbet tør, computeren er slukket, eller der ganske enkelt ikke er tid til at oprette kalenderaftaler på smartphonen. Alligevel gælder her som i så mange andre situationer i livet: Det er mængden, der afgør, om det giver mening eller ej. De fleste kender nok en kollega, hvis skærm praktisk talt er forsvundet i et kaos af gule sedler. Fra en vis mængde information bliver det ganske enkelt uoverskueligt – der skal orden til. Opfindsomme digitalt skeptiske bruger så den såkaldte Bullet Journal, som kan laves af stort set enhver notesbog.
Vejledninger til det findes på internettet, hvor man naturligvis også kan finde mange digitale note-apps. Fælles for dem alle er en søgefunktion, så indholdet i de enkelte digitale noter hurtigt kan gennemsøges, og bestemte emner kan findes – også når de er fordelt på flere forskellige noter. Den, der er vokset op med papir, mere eller mindre lever et digitalt liv, men alligevel savner den analoge charme ved notesbøger, bør kigge nærmere på appen Paper fra „53“, som dog kun er tilgængelig til iPad og iPhone. Med en stylus, altså en penformet inputenhed til computere og PDA'er, kan man både tegne og male med den, men også lave infografikker, integrere fotos og „tegne“ to do-lister. Pennen, som også er udviklet af „53“, registrerer håndfladen og forhindrer dermed, at andet end pennespidsen sætter spor i noten. Derfor føles brugen ret organisk; skitser, tegninger og håndskrevne noter kan samles, sorteres og arkiveres i virtuelle notesbøger.
Hvis man lægger mindre vægt på input, der minder om at skrive med en pen, kan man se nærmere på den medfølgende Notes-app på de iOS-baserede Apple-enheder, som også kan sorteres i mappe-lignende "notesbøger". For brugere, der udelukkende har Apple-enheder, er cloud-synkronisering interessant, da den for eksempel kan få en note til at flyve fra iPhone til notebook på et øjeblik. Google tilbyder en tjeneste på tværs af systemer, som samler små huskesedler, synkroniserer dem til alle mulige enheder med alle gængse systemer og filtrerer indhold med den berømte Google-søgefunktion. Firmaet "Moleskine", som er blevet kendt gennem notesbøger, tilbyder også en app – men den fungerer kun på mobile enheder.
Evernote er en disciplin for sig. Ved første øjekast er softwaren, som fås til alle mulige systemer og enhedstyper, ikke andet end et program til at samle og gemme noter. Ligesom de noteprogrammer, der er forudinstalleret på computere og smartphones, kan man samle alle mulige data på enkelte virtuelle notesedler. Idéer kan således fastholdes i form af tekst, illustreres med fotos direkte fra appen, der kan oprettes to-do-lister med små felter til afkrydsning, og på mobile enheder kan der endda tilføjes håndskrevne noter via touchskærm. Disse virtuelle notesedler, som alt efter idéens art og omfang godt kan blive ganske lange, kan derefter sorteres i notesbøger. Gratisversionen leveres med en månedlig upload-mængde; hvis man vil uploade mere eller bruge Evernote i arbejdssammenhæng, kan man øge mængden med en månedlig betaling.
Imponerende er søgefunktionen, som endda kan læse håndskrevne noter og gennemsøge indscannede manuskripter – forudsat at man dæmper sin kragetæer til et niveau, der nærmer sig det alment læselige. Allerede i den gratis basisversion kan noter deles og redigeres sammen med andre Evernote-brugere. Business-versionen, som ifølge Evernote i øjeblikket bruges af over 20 000 virksomheder, koster et månedligt beløb pr. bruger og giver til gengæld ud over de almindelige gratisfunktioner mulighed for diskussioner i appen samt samarbejde med forskellige business-tools. Med lidt fantasi kan snedige brugere dog allerede omdanne basisversionen til et stærkt projektstyringsprogram.
Til sidst i denne del endnu en grundlæggende bemærkning: Denne artikel skal blot give et overblik og er på ingen måde tænkt som en købs- eller downloadanbefaling. Producenterne af den pågældende software tilbyder aktuelle oplysninger om brugen af deres produkt på deres hjemmesider – så den interesserede læser selv kan afgøre, hvilke social collaboration-værktøjer der er meningsfulde for ham eller hende.