Det fælles familiefotoalbum med søskende, feriekalenderen i afdelingen eller smartphone-indkøbslisten for hele familien: socialt samarbejde, eller socialt erhvervssamarbejde, er hverdagen. Til daglig arbejder man sammen om en lang række forskellige projekter via internettet, både professionelt og privat. Takket være den allestedsnærværende sky, hurtige internetforbindelser og næsten ubegrænsede anvendelsesmuligheder er dette ikke en trend, men snarere fremtiden for samarbejde.
"Socialt samarbejde": Software til private projekter, små virksomheder og større virksomheder
For at holde styr på projektrelateret netværksdannelse præsenterer vi i en lille serie forskellige måder at bruge fordelene ved socialt samarbejde på - hvad enten det er til private anliggender eller til professionelle. Efter en grunddel, der nogenlunde belyste fagområdet og en sekvens om programmer, hvormed private og mindre erhvervsprojekter kan gennemføres Kontorstol kan følges, nu et hurtigt kig på kraftfulde og udvidelige applikationer, der kunne være interessante for erfarne private brugere eller mindre virksomheder.
Selvfølgelig er der en begrænsning lige fra starten: Hvis princippet om "socialt samarbejde" var konsekvent implementeret, skulle hele den operationelle struktur være gearet til online, netværkssamarbejde. Software, der er programmeret til virksomhedens specifikke behov, ville være nødvendig, hvilket gør det unødvendigt at hoppe frem og tilbage mellem individuelle applikationer. Eller en kraftfuld software, der kan bruges til at strukturere en nystiftet virksomhed. En stor fordel ved konsekvent socialt samarbejde er tidsbesparelser, fordi alle trådene samles på én brugergrænseflade – såsom intern kommunikation, regnskab eller planlægning af individuelle projekter. Det betyder, at der ikke er noget tidstab ved at tænke på, hvor du har gemt, sendt eller arkiveret hvilket dokument denne gang.
Selvom denne omstrukturering viser sig at være vanskelig for de fleste eksisterende virksomheder og i øjnene af socialt samarbejdspionerer, er der ikke meget værre end en stykkevis udflytning af individuelle processer - som kun kan erstatte eksisterende processer og derfor kun bringer små fremskridt: Der er nogle få individuelle netværksforbundne hjælpere, som det digitale liv eller hverdagsarbejde bliver meget nemmere.
Ganske enkelt hurtigere: dataudveksling via weboverførsel, samarbejde via Dropbox
Så snart data genereres på en hvilken som helst computer eller med en smartphone, opstår spørgsmålet om, hvordan disse data bliver væk fra enheden. Så længe det blot er et dokument på et par megabyte, der skal flyttes fra eksempelvis arbejdscomputeren til den private notesbog, er løsningen simpel: via e-mail, om nødvendigt via WhatsApp eller Apples systemintegrerede datatjenester såsom AirDrop eller iCloud eller modstykker til andre styresystemer. Tingene bliver mere interessante, når større mængder data samles og involverer f.eks. billeder eller videoer.
En mulighed er Dropbox. Den gratis filhostingtjeneste gemmer data på en server og fungerer efter et ret simpelt princip. Ifølge symbolet på en boks, der sidder rundt omkring på internettet, kan brugeren lægge så mange ting eller data ind i den, som der er plads til. Onlineboksen tilgås direkte fra internettet Skrivebord ud af. Konkret installeres der efter registrering en mappe på enheden, som synkroniseres over internettet med en mappe på Dropbox-serveren.
Højdepunktet: Dropbox fungerer på alle gængse operativsystemer; Der er en Dropbox-app til mobile enheder. Hvis du for eksempel lægger en mappe med feriebilleder fra din pc ind i Dropbox, kan den ses på alle tilsluttede enheder – på din smartphone, på din notebook eller på din tablet. Hvis du vil dele feriebillederne, kan mapper også deles – og selvom nogen ikke har programmet installeret, kan de se billederne i browseren ved hjælp af det tilsendte link. Det er også muligt at logge ind på Dropbox-siden – så data også kan redigeres eller deles fra en tredjepartsenhed. Dette gør det muligt at redigere dokumenter sammen med flere personer, se billeder eller sende film. Præsentationer kan også laves med Dropbox. Der medfølger i øjeblikket to gigabyte lagerplads, som kan udvides til maksimalt 16 gigabyte med et bonusprogram. Hvis du har brug for mere lagerplads, kan du abonnere på den professionelle version mod et månedligt gebyr, som i øjeblikket tilbyder en terabyte lagervolumen.
Der er dog en ulempe. Eksperter kritiserer gentagne gange den ukrypterede lagring af dataene, således at ansatte i virksomheden "Dropbox Inc" eller hemmelige tjenester i teorien ville have adgang til det. Med Dropbox Business tilbyder virksomheden en krypteret tjeneste, hvormed teams med op til fem brugere kan betjene en konto, har ubegrænset lagerplads og kan bruge forskellige forretningsfunktioner. Alternativer, der fungerer ens eller næsten identisk, er Google Drive, SugarSync, Microsofts OneDrive eller FileSync – to Dropbox-konkurrenter, Box og SpiderOak, er gået ind i løbet og reklamerer primært for sikker, krypteret lagring af data.
Bare husk alt: Evernote, Paper eller Notes
Ganske vist vil ingen app kunne erstatte de små gule papirsedler, som i længere tid har været tilgængelige i alle regnbuens farver. De gemmer tanker, aftaler og to-do-lister, selv når batteriet er tomt, computeren er slukket, eller der simpelthen ikke er tid til at oprette smartphone-kalenderposter. Ikke desto mindre, som i mange andre situationer i livet, gælder det samme: Foranstaltningen afgør, om den giver mening eller nonsens. Alle kender sikkert en kollega, hvis skærm praktisk talt er forsvundet ind i kaosset af gule stykker papir. Når først en vis mængde information er nået, bliver tingene forvirrende – der er behov for orden. Ressourcestærke digitale skeptikere bruger så den såkaldte bullet journal, som kan laves ud fra stort set enhver notesbog.
Vejledning til dette findes på internettet, hvor du naturligvis også kan finde mange digitale note-apps. Fælles for dem alle er en søgefunktion, der giver dig mulighed for hurtigt at søge gennem indholdet af de respektive digitale notater og finde konkrete emner – også selvom de er spredt på flere forskellige noter. Enhver, der er vokset op med papir, lever et digitalt liv med vilje, men på en eller anden måde stadig sørger over den analoge charme ved notebooks, bør tage et kig på Paper-appen fra “53”, som kun er tilgængelig til iPad og iPhone. Med en stylus, en pen-formet input-enhed til computere og PDA'er, kan du tegne og male, men også skabe infografik, integrere fotos og "male" to-do-lister. Pennen, også udviklet af “53”, genkender håndbolden og forhindrer dermed andet end pennespidsen i at efterlade mærker på sedlen. Så at bruge det føles ret organisk; Skitserne, tegningerne og håndskrevne noter kan samles, sorteres og arkiveres i virtuelle notesbøger.
Hvis du ikke værdsætter pennelignende input, kan du se nærmere på note-appen på iOS-understøttede Apple-enheder, som også kan sorteres i mappelignende "notesbøger". For brugere, der kun har Apple-enheder, er cloud-synkronisering interessant, da det tillader for eksempel, at en note kan flagre fra iPhone til notebook på ingen tid. Google tilbyder en service på tværs af systemer, der samler små notesblokke, synkroniserer dem på alle mulige enheder med alle gængse systemer og filtrerer indhold ved hjælp af den berømte Google-søgefunktion. Firmaet "Moleskine", som er blevet kendt for sine notebooks, tilbyder også en app - men den virker kun på mobile enheder.
Evernote er en disciplin i sig selv. Ved første øjekast er softwaren, som er tilgængelig til alle mulige systemer og enhedstyper, ikke andet end et program til at indsamle og gemme noter. I lighed med de noteprogrammer, der er forudinstalleret på computere og smartphones, kan alle slags data indsamles på individuelle virtuelle noter. Idéer kan optages i form af tekst, illustreres med billeder inde fra appen, to-do-lister kan oprettes med små felter til at afkrydse, og på mobile enheder kan håndskrevne noter endda tilføjes ved hjælp af berøringsskærmen. Disse virtuelle sticky notes, som kan antage meget aflange former afhængigt af typen og omfanget af ideen, kan derefter sorteres i notesbøger. Den gratis version kommer med en månedlig uploadvolumen; Hvis du vil uploade mere eller bruge Evernote til arbejde, kan du øge volumen ved at betale månedligt.
Det fantastiske er søgefunktionen, som endda kan læse håndskrevne noter og søge i scannede manuskripter – forudsat at du modererer din søgning til et niveau, der grænser til generelt læsbar. Selv i den gratis basisversion kan noter deles og redigeres med andre Evernote-brugere. Businessversionen, som ifølge Evernotes udsagn i øjeblikket bruges af over 20.000 virksomheder, opkræver et månedligt gebyr per bruger og muliggør udover de almindelige gratis funktioner diskussioner i appen og samarbejde med forskellige forretningsværktøjer. Med lidt fantasi kan ressourcestærke brugere konvertere den grundlæggende version til et kraftfuldt projektstyringsprogram.
I slutningen af denne del en grundlæggende bemærkning: Denne artikel er kun beregnet til at give et overblik og er på ingen måde beregnet til at give købs- eller downloadanbefalinger. Producenterne af den respektive software tilbyder opdateret information om brugen af deres produkt på deres hjemmesider - så den interesserede læser selv kan bestemme, hvilke sociale samarbejdsværktøjer der giver mening for ham.