Teknologien gør det muligt: Enkeltpersoner, teams og grupper kan i dag også arbejde på det samme projekt, selv om de er adskilt i tid og rum, ved forskellige skriveborde. „Social Collaboration“ er den overordnede betegnelse for internetbaseret samarbejde; „Social Business Collaboration“ står derimod for fælles, netværksbaseret samarbejde i virksomhedssammenhæng. Efter en første artikel, der belyste emnet helt overordnet, følger der nu i anden del nogle eksempler på programmer, som gør det muligt at følge private og mindre arbejdsrelaterede projekter via globale netværk.
„Social Collaboration“: Software til private brugere og mindre arbejdsrelaterede opgaver
Problemet med sådan en opremsning med det samme: Den ideelle løsning til alle tænkelige behov findes ikke. Med det ene program kan man ganske vist opfylde flere ønsker og med det andet færre, når det handler om, hvordan enkelte projekter bedst kan følges via internettet. Til ægte social business collaboration vil software, der er udviklet specifikt til den enkelte virksomhed, dog være uundværlig. Virksomheder, der kun ønsker at håndtere bestemte delområder via netværk, bør især se nærmere på de gængse løsninger fra store udbydere. Og privatpersoner, der f.eks. vil finpudse en fødselsdagsinvitation sammen, eller frivillige, der ønsker at fordele bestemte dele af foreningsarbejdet på flere skuldre, bør kende et par af de mest almindelige applikationer.
Et meget enkelt eksempel på, hvordan man arbejder sammen om et projekt via internettet: den fælles indkøbsliste. Alle, der har en husholdning at tage sig af, kan med dette enkle eksempel på social collaboration forstå, hvad det i bund og grund drejer sig om: En klar opgave, nemlig indkøb af forskellige fødevarer og husholdningsartikler, skal kunne udføres af flere personer uafhængigt af tid og sted. Programmer som „Buy Me a Pie“ eller „Our Groceries“ har nemlig én væsentlig fordel i forhold til den analoge shoppingliste, eller kort sagt: indkøbssedlen. De er praktisk talt tilgængelige alle steder på samme tid og er takket være „cloud“-integration altid opdaterede.
Til at begynde med: Indkøbslister
Lad os tage følgende situation: Katten lusker rundt om huset tidligt om morgenen med et bebrejdende blik, mens farens daglige vredesudbrud fra køkkenet tyder på, at datteren endnu en gang har sat den tomme mælkekarton tilbage i køleskabet. Sønnen bemærker spidst, at søsteren fører en meget lignende politik med toiletpapiret, og moren – nogen må jo være pragmatisk – bruger situationen til at sørge for, at eddike, olie og sukker i spisekammeret ikke ender på samme måde som mælken og kattemaden. Hun overhører det uvelkomne kor af gensidige bebrejdelser og gnaven mjaven og tager i stedet sin smartphone frem. Hun opretter en fælles indkøbsliste til familien, deler den med far, datter og søn og tilføjer derefter kattemad, mælk, toiletpapir, eddike, olie, sukker og brød til aftensmaden.
Når familien så drager ud for at klare dagens dont på forskellige skoler (børnene), på kontoret (faren) eller på bureauet (moren), ligger der flere bagerier, supermarkeder og drogerier langs de enkelte ruter. Da moren tænder sin smartphone efter arbejde, kan hun se, at hendes mand allerede i frokostpausen har købt brød hos bageren, og at datteren har taget kattemad og toiletpapir med hjem fra drogeriet: De pågældende punkter er allerede markeret som „udført“, så moren mangler nu kun at købe mælk, eddike, olie og sukker i det nærliggende supermarked. Også hun vil slette de ordnede varer fra listen ved kassen – og fordi listen hele tiden opdateres via en server, vil sønnen finde en tom liste, når hans fodboldtræning er slut. Naturligvis kun hvis familien derhjemme ikke kommer i tanke om mere: Det kunne de teoretisk set hurtigt føje til listen og for eksempel bede sønnen om at gøre et lille stop ved byggemarkedet for at købe en erstatning for den pære, der lige er sprunget.
Dette eksempel viser på en meget enkel, men grundlæggende måde, hvor styrkerne ved social collaboration ligger: En gruppe mennesker, som befinder sig forskellige steder på forskellige tidspunkter, kan med succes arbejde mod et fælles projekt. De fleste programmer fungerer tilsvarende – efter grundprincippet i sådanne apps til indkøbslister. Uanset om de kører på pc, Android-telefon eller en tablet med iOS eller har nogle ekstra funktioner, som for eksempel giver brugerne mulighed for at vedligeholde databaser, redigere dokumenter eller samle medier. Digitale to-do-lister fungerer i øvrigt også efter princippet om indkøbslister. De er ofte udvidet med et par ekstra funktioner.
Lidt mere komplekst: To-do-lister
Princippet kender alle, der nogensinde har kæmpet sig gennem et længere projekt: En liste, hvor en klar plan fra starten er blevet nedfældet med omtanke og overblik, kan gøre små mirakler, når det gælder konsekvent gennemførelse. Det indledende planlægningsarbejde er gjort, og fra nu af er hovedet frit til målrettet at arbejde sig gennem punkterne et efter et. „Wunderlist“ er sådan en lille nyttig hjælper.
„Todoist“, „Taasky“, „Google Noter“ eller „Any.do“ er andre. Alt efter løsning tilbyder listerne ud over den obligatoriske mulighed for at oprette lister sammen eller markere enkelte punkter som „udført“ også nyttige funktioner som stedbaserede påmindelser. Hvis man for eksempel indtaster bagerens adresse ved punktet „køb brød“, udløses en påmindelse, så snart smartphone-ejeren registreres i nærheden af det pågældende bageri. Alternativt kan man angive et bestemt tidspunkt, tildele særlige opgaver til enkelte medbrugere eller tilføje vedhæftninger til de enkelte punkter, f.eks. rutevejledninger eller opskrifter.
Bemærk: De nævnte softwareprodukter skal faktisk kun forstås som eksempler og ikke som anbefalinger. I lyset af den overvældende mængde af nyttige programmer er det næsten umuligt at give anbefalinger. Det kan betale sig at sammenligne detaljerne og individuelt finde ud af, hvilken app eller hvilket program der passer bedst til de personlige behov. Et andet udvælgelseskriterium kan være, hvilke platforme softwaren tilbydes til: Hvis der bruges forskellige platforme i hjemmet, i foreningen eller i virksomheden, giver det mening at finde en fællesnævner – et program, der for eksempel er tilgængeligt til Android, Windows, Mac og iOS. Det kan også være praktisk, hvis programmet ikke kun kører på den mobile enhed, men også på PC eller Mac – så kan man fra kontorstolen i virksomheden få adgang til social collaboration-værktøjet på samme måde som fra smartphonen under togrejsen eller fra tabletten hjemme i stuen.
For erfarne brugere: projektstyring
Det samme gælder i endnu højere grad for næste trin: projektstyring. Programmer, som gør det muligt at planlægge og eventuelt også gennemføre mere komplekse processer, bør kunne køre parallelt på så mange enheder som muligt. Med projektstyringsprogrammer som klassikeren "Things" til Mac kan man oprette mange forskellige to do-lister, samle dem i mapper og sortere dem efter forskellige parametre – men denne software findes kun til Apple-produkter. Det mestrer administration og kategorisering af mange forskellige lister og holder dem synkroniseret på iPhone, iPad, Mac eller Macbook. Forfaldne deadlines og aktuelle poster vises i en daglig oversigt, og enkelte opgaver kan tildeles en prioritet.
Microsoft har også tilbudt tilsvarende software i mere end 30 år: "Microsoft Project", som i dag naturligvis også arbejder med cloud. "Wrike" tilbyder mange forskellige funktioner, herunder omfattende dokumentstyring og integration af gængse programmer. "Basecamp" er software, der fokuserer på deling af filer, opgavestyring og diskussioner – og naturligvis på kommunikation. Også værd at se nærmere på og frem for alt tilgængelig til alle mulige platforme: "Wunderlist", der har haft stor succes verden over til privat brug, tilbydes nu også i en projektstyringsversion med mange business-funktioner.