Der findes interessante undersøgelser, som siger, at medarbejdere ikke bør arbejde mere, men mere effektivt. Det arbejde, der udføres i en normal 40-timers uge, ville også kunne klares på en 30-timers uge. Effektivt arbejde afhænger ikke af arbejdstiden, men af hvordan den tilgængelige tid udnyttes, og hvilke rammer medarbejderen tilbydes undervejs.
- Hvorfor kan du ikke arbejde mere effektivt?
- Øg arbejdsproduktiviteten på kontoret: Hold fokus på det vigtigste
- Arbejd mere produktivt på kontoret: Hold pauser
- Konklusion: Arbejd mere effektivt på kontoret med struktur, pauser og den rette indretning
Hvorfor kan du ikke arbejde mere effektivt?
Indrømmet, dette spørgsmål vil få nogle til at føle sig trådt over tæerne. Men faktum er, at de fleste medarbejdere gerne vil arbejde mere effektivt, men ikke lykkes med det. De arbejder længere og forsøger at øge arbejdsproduktiviteten. De lægger flere og flere overtimer og opnår alligevel ikke det ønskede resultat. Årsagen er, at man ikke bliver mere produktiv af længere arbejdstid. Det handler snarere om at udnytte den tid, der er til rådighed, bedre. Her er der forskel på „effektivitet“ og „efficacy“. Det første handler om vejen til et resultat. Hvordan opnås resultatet helt præcist? Effektivitet i den anden betydning ser derimod bort fra midler og tid til at nå resultatet og handler om, hvorvidt det fastsatte mål er nået. Enhver, der når et bestemt mål, arbejder derfor effektivt, men er dermed langt fra nødvendigvis også effektiv i ressourceforbruget.
Det er også muligt, at kontorindretningen forhindrer effektivt arbejde. Følgende problemer kan forringe arbejdseffektiviteten:
-
ingen optimal skrivebordshøjde
-
rodet skrivebord
-
manglende struktur i processer og projekter/manglende opbevaringsmuligheder
Det er bevist, at mange ansatte bruger alt for meget tid på at lede: Papirer og dokumenter er ikke entydigt knyttet til de enkelte sager, korrespondance er “begravet” på bordet, og mapper har ingen plads i egnede kontorskabe. For at kunne arbejde mere produktivt gælder det derfor allerede ved indretning af kontoret om at tænke på, at ergonomien på den ene side skal tages i betragtning, og at der på den anden side skal være de nødvendige hylder og skabe til opbevaring.
Øg arbejdsproduktiviteten på kontoret: Hold fokus på det vigtigste
For at kunne arbejde effektivt kan det betale sig at tage hele arbejdsmiljøet op til kritisk vurdering. Den, der vil arbejde produktivt, har brug for ro. Selv om nogle kreative hoveder får deres bedste idéer og resultater med høj musik, er det ikke normen. Den, der kan arbejde mere koncentreret , påvirker dermed produktiviteten på kontoret positivt på lang sigt. Akustikken er dog også vigtig. Især i storrumskontorer forstyrrer medarbejderne ofte hinanden. Her er skillevægge en god løsning, da de muliggør en visuel og i det mindste delvis akustisk adskillelse af de enkelte arbejdspladser.
En to-do-liste, der er sorteret efter de enkelte opgavers vigtighed, er også nyttig. Det øger ikke kun arbejdseffektiviteten, men også motivationen på arbejdspladsen. Den, der kan se, hvor mange opgaver der allerede er løst, er markant mere motiveret. Det er dog vigtigt, at også store projekter deles op i små delopgaver. Kun sådan virker arbejdsfremskridt motiverende og gør det muligt for medarbejdere at arbejde produktivt. Det gælder om altid at holde fokus på det vigtigste, for den, der vil arbejde mere effektivt, må ikke lade sig distrahere af det uvæsentlige. Koncentration og motivation gør effektivt arbejde på kontoret muligt.
Arbejd mere produktivt på kontoret: Hold pauser
Det lyder paradoksalt, men den, der vil arbejde mere effektivt, skal holde pauser oftere. I pauserne restituerer sindet efter at have skullet arbejde koncentreret i længere tid. I samtaler med kolleger kan man få nye input og idéer, som kan øge arbejdsproduktiviteten. For at kunne arbejde mere effektivt skal perioder med koncentration og restitution stå i et passende forhold til hinanden. I disse pauser kan forstyrrende påvirkninger også mindskes. Er det særligt varmt om sommeren, er effektivt arbejde ofte ikke muligt. Koncentrationen og motivationen falder, og effektiviteten bliver mærkbart lavere.
En pause med kolleger er lige det rigtige! På bænken i skyggen kan de overophedede hoveder komme sig, så man igen kan gå udhvilet tilbage til arbejdet. Vigtigt for at arbejde mere effektivt: Kontorstolen må ikke være en følgesvend hele dagen! Selv om den er behagelig og ergonomisk, forlader den, der vil arbejde mere effektivt, stolen med jævne mellemrum. Bevægelse i pauserne får sindet til at koble bedre fra, end hvis den ellers frie tid i morgenmads- eller frokostpausen bruges foran computeren. For effektivt arbejde på kontoret er det derfor vigtigt af og til at vende det ryggen.
Konklusion: Arbejd mere effektivt på kontoret med struktur, pauser og den rette indretning
For virksomhedsejere og ledere er det vigtigt, at effektivt arbejde bliver en selvfølge. Men det kræver en del! Egnede kontormøbler til indretning af kontoret samt tilstrækkelige opbevaringsmuligheder er de første skridt mod at kunne arbejde mere effektivt på kontoret. Derudover skal temperatur, akustik, ventilation og det visuelle udtryk være i orden. En medarbejder, der føler sig godt tilpas, er mere motiveret og kan arbejde mere effektivt. Desuden kan alle selv gøre noget for at arbejde mere effektivt: Strukturering af eget arbejde samt pauser og eliminering af tidsslugere er de vigtigste forudsætninger for at kunne arbejde effektivt.